複雑な業務システムをHubSpotへ統合。業務コスト3〜4割削減へ伴走
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お客様の課題
起きていた事象
- 会員管理、刊行物販売、セミナー運営、取引・請求管理、アンケートなどのシステムが散在し、業務プロセスが煩雑化していた。
- 数千に及ぶ大量のWebコンテンツの維持・更新負荷が高く、従来のCMSやサーバー運用コストが経営を圧迫していた。
- システム間でのデータ連携が取れておらず、プロジェクトを強力に推進する社内PMリソースやHubSpot運用の専門ノウハウが不足していた。
解決策・ご支援したこと
伴走アプローチの軸： 散在する既存システムと業務機能をHubSpotへ一元統合するグランドデザインを描き、先方PMチームと同化する「ワンチーム型PMO」として全体を統括。要件定義から現場の自律化まで一貫して支援しました。
支援内容1：戦略立案・全体設計
会員管理をはじめ刊行物販売やセミナー運営、請求管理といった複数システムに分断されていた業務をHubSpotへ統合・連携するため、徹底的な要件定義を実施しました。単なるシステムのリプレイスにとどまらず、将来的な業務プロセスの最適化を見据えたグランドデザインを策定し、Webサイト刷新および会員限定サイト構築までの具体的な実装ロードマップを構築しました。
支援内容2：具体施策の実行・運用
既存Webサイトの全面リニューアルと会員限定サイトの構築を推進すると同時に、導入後に現場が自律して運用できる体制づくりに向けた業務レクチャーおよび教育を徹底的に実施しました。ツールを「導入して終わり」にしないため、実際の業務フローに即したマニュアル作成やハンズオンでの指導を行い、組織全体のデジタル推進力を底上げしました。
支援内容3：基盤構築・データ分析
HubSpot Content Hubを活用し、数千に及ぶコンテンツを動的に一元管理できるHubDBを活用した持続可能なデジタル基盤を構築しました。クリエイティブホープは伴走PMOとして先方PMチームの実行支援やコンサルテーションを担い、複雑な仕様調整や意思決定のファシリテーションを泥臭く推進することで、確実なプロジェクト遂行を実現しました。
- 散在していた各種業務機能をHubSpotワンプラットフォームへ集約し、データ連携をスムーズ化
- 数千コンテンツの動的管理化による、運用業務およびインフラ維持コストの構造的削減
- クライアント組織の将来的な内製化を見据えたレクチャーと、泥臭い伴走PMOによる実行力強化
使用ツールや他ツールとの連携
- HubSpot（Content Hub / Sales Hub / Service Hub/ Marketing Hub / CRM）
- 会員管理・決済・請求管理連携システム
成果
成果のポイント
- システム統合により業務コスト3〜4割削減の見込み
散在していた業務システムと数千件のコンテンツをHubSpot Content Hubへ集約・移行したことで、従来発生していたCMSやサーバーの運用管理コストを削減しました。進行中のプロジェクトではあるものの、一元化された運用フローと作業の自動化により、全体的な業務コストの3〜4割削減が見込まれています。単なるコストカットにとどまらず、データが基盤上に一約されたことで、今後のAI活用や円滑な企業情報管理（名寄せ等）を実行するための強力な事業基盤が確立されました。
クリエイティブホープの支援のポイント
クリエイティブホープは、外部のシステムベンダーとして指示されたタスクをこなす「請負」の立ち位置をとっていません。クライアントの事業課題を自社のこととして捉え、先方PMチームと一体となる「ワンチーム」のスタンスでプロジェクトに参画しました。
複雑なシステム要件の紐解きから、現場スタッフに向けた泥臭い教育レクチャー、さらにはPMOとしての会議ファシリテーションやコンサルテーションに至るまで、戦略から実行までコミットして泥臭く伴走した点が、大規模な基盤統合プロジェクトの完遂につながっています。
よくあるご質問
Q. 既存システムが複数に分かれており要件定義が複雑なのですが、初期段階から対応可能ですか？
A. もちろんです。現行システムの仕様把握や業務フローの棚卸しから伴走し、HubSpotへどの機能を統合すべきかというグランドデザインの策定から支援いたします。
Q. ツール導入後、現場のメンバーが使いこなせるか不安です。定着化の支援もありますか？
A. システム構築だけでなく、実際の業務フローに合わせたレクチャーや教育トレーニングを泥臭く実施します。現場が自律的に運用できる状態になるまで寄り添います。
Q. 社内にプロジェクト推進（PM）のリソースやノウハウが足りない場合はどのように支援されますか？
A. 貴社PMチームと同化する「伴走型PMO」としてプロジェクトに入り込みます。課題整理、意思決定の材料作成、会議のファシリテーションなど、推進を強力にサポートします。
