こんにちは。クリエイティブホープ バックオフィス involve チームの中川です。
私たちは「従業員が働きやすい環境を整え、バックオフィスがイノベーションをもたらす存在となる！」をミッションに日々アプローチを行っています。
今回は、そんな私たちが最近新しく取り入れた「防災」の取り組みについてご紹介します。
全国に広がるメンバーの安全をどう守るか
最近、全国各地で地震や豪雨などの災害が増えています。
当社ではフルリモートワークを導入しており、メンバーの居住地も日本全国に広がっています。
これまでは、何か災害があるたびに総務の担当者が個別にニュースやSNSをチェックして、警報が発生した際は必要に応じて安否確認を配信していました。
しかし、担当者が人力で全国の情報を追い続けるのには限界があり、「他県で起こった局地的な災害に気づけない」というリスクを抱えていました。
そこで今回、「テクノロジーの力でこの課題を解決できないか?」と考え、AIを活用してプログラムの設計と実装をAIとの対話で進め、災害情報を自動で知らせてくれる「防災bot」を作成しSlack上に導入しました！
「99.9%のノイズを捨てて必要な人にだけ届ける」仕組み
この防災botは気象庁の公式発表を自動で取得し、下記のように設定したレベルに合わせて状況に応じてSlackに通知を投稿してくれます。
【参考】震度4、線状降水帯の予測など
【要対応】震度5弱以上、レベル4危険警報、津波注意報など
【緊急】震度6弱以上、大津波警報、特別警報など
直近の実際の通知データとしては下記の通りで、気象庁から発表される膨大なデータ（なんと12,957件！）をシステムが読み込みますが、実際にSlackへ通知されたのはわずか「23件」でした。
・累計チェック回数：9,687回
・気象庁から受け取った発表：12,957件
・うち実際にSlack通知：23件
└ 地震13件／記録的短時間大雨3件／線状降水帯3件／噴火警報3件／南海トラフ関連1件
直近の頻発する地震の後でしたので「防災＝地震」のつもりで作成しましたが、
実際に従業員が名指しで該当したのは、地震1件に対して雨が5件でした。
地震13件のうち12件は「参考／該当者なし」で終わっています。
現在も局地的な豪雨が続いていますが、人が本当に動く必要が出たのは、雨のほうが多かったという結果になりました。
実はここには技術的なこだわりを設けてまして…
工夫した点として、自動化すると「通知が増えてノイズになる」と思われがちですが、「99.9%の不要な情報を捨てて、自分ごとになる人にだけ届ける」という点にあります。
メンバーの居住地域データと照らし合わせ、警報の「市区町村」という細かい粒度で対象者を自動でリストアップし、名前を出して通知することができ、ニュースでは「〇〇県で震度5弱」としか報じられなくても、対象となる地域に住んでいるメンバーだけを素早く見つけ出すことができるようになりました。
これにより、従来は「関東の方、大丈夫ですか」と全社アナウンスから一斉に投げるしかなかった状態から、一人ひとりに、その人の状況に合わせて声をかける、 ということが初めて可能になりました。
運用の面でも、個人からチーム体制に変わることで、担当者の監視業務そのものが消えた（深夜・早朝・休日も自動でカバー）点も大きく、業務効率化と負担の軽減に繋がりました。
■ 非エンジニアの総務が「AI」を活用して3日で内製できた！
この仕組みを作るにあたり、話題の生成AIを活用しました。 ただし、災害情報は人命に関わるため、「運用・判定」にはAIを使わず、気象庁の一次情報をそのまま機械判定させています。
私たちがAIを活用したのはあくまで「作る側」の工程です。
プログラムの設計やデータの読み解きをAIとの対話で進めることで、非エンジニアである総務が、費用ゼロ、わずか3日でこのツールを完成させました！
自分たちで作ったからこそ、メンバーの引っ越しや通知文面の調整なども、ベンダーに依頼することなく即日で柔軟に反映できるのが大きなメリットとなっています。
防災は作って終わりではなく直し続けるものなので、この差は大きいと思っています！
今回作成した防災botのこだわりポイントを書き出してみました。
■ 技術面の工夫・こだわり
- 一次情報しか見ない（気象庁の公式データのみ）
- 全社一斉だとノイズになり誰も読まなくなるため「自分ごとの人にだけ届く」設計にした。
- すべてを同じ強さで鳴らさず3段階（緊急・要対応 ・参考）のレベル分けにした。
- 新しいアプリを導入ではなく普段業務で利用しているslackを活用した。
- 毎週月曜の「監視稼働中」報告を流すことでツールが正常に稼働していることを確認。
■ 従業員データの扱い
- 持つ情報は最小限（氏名と居住地域のみ。
- 自社管理のサーバー内で完結し、外部サービスに情報を置かない。
- 生成AIに従業員データを渡さない。AIを使ったのは作る工程だけ。
- 通知先は全社ではなく管理部門のチャンネルに限定した。
■ 最後は「人の手」で
ここまでテクノロジーの工夫を中心に紹介しましたが、バックオフィスの私たちには人ならではのこだわりポイントもあります。
それは、「本人への連絡(安否確認)までは自動化しない」ということです。
災害が起きた時、何よりも真っ先に優先されるべきは「身の安全を確保すること」。
そんな命を守る行動を最優先にしてほしい時に、システムで会社への報告を急かすようなことはしたくないな、と考えました。
だからこそ、テクノロジーの出番は「異変にすぐ気づくこと」まで。
その通知を見た私たちinvolveのメンバーが、「大丈夫ですか?」と対象のスタッフに直接声をかける。
そんな「人がすべきこと」はきちんと残すことにしました。
この防災botの仕組みのおかげで、各地の災害にすぐに気づき、会社としてよりメンバーに寄り添える体制が整いました。
『知』と『テクノロジー』を用いて、だれもが選択肢を持てる希望に満ちた社会を創る。
クリエイティブホープのこのミッションのもと、これからもテクノロジーの便利さに人の温もりを掛け合わせて、全メンバーが安心して働ける環境を提供していきたいなと思っています。
皆さんの会社では、バックオフィスとしてどのような取り組みをされていますか?
もし今回の記事や、私たちクリエイティブホープの活動に少しでもご興味を持っていただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいね(^^♪
