自社の営業活動を効率化するためには、リード通知の設計が重要なポイントになります。リード通知を適切に設定することで、顧客に対する迅速なアプローチが可能になり、商談化率や受注率の向上に直結します。
本記事では、リード通知の重要性やメリット、課題などに加えて、リード通知を設計する際の重要なポイントを分かりやすく解説します。
B to B 領域の営業組織でスコアリングの実施経験はあるものの、
- より多くの商談を創出したい
- もう一段踏み込んだ MA 活用を行いたい
- リード通知を設計したいがやり方が分からない
と感じている方は、この記事を読むことで、リード通知を設計する際の重要なポイントを理解でき、さらなる商談創出や受注率向上を実現できます。
なお、この記事に掲載している内容は、 HubSpot のプラチナパートナーである弊社クリエイティブホープが実施・提案しているリードマネジメント施策の一つです。そのため、記事を読んだ後、すぐに行動に移せるような実践的なノウハウであり、リードの案件化数の増加にも繋がるため、ぜひ最後までご覧ください。
スコアリングを基にしたリード通知の重要性
まずは、スコアリングという言葉の意味を理解しておきましょう。
スコアリングとは、見込み客（リード）を属性や行動によって評価し、自社との相性や顧客の関心領域の理解、アプローチの優先順位決めなどを行うための評価方法を意味します。なお、スコアを大きく分けると「属性スコア」と「行動スコア」の 2 つに分類されます。
属性情報のスコアリングは、企業名や顧客情報などをシステムへ正しく登録した上で、企業属性や個人情報をもとに優先度合いを判断します。一方、行動情報のスコアリングでは、 Web サイトの閲覧やメールの開封、クリック、広告経由での資料請求、セミナーへの参加など、見込み客の行動を基準として優先度合いを判断します。
そして、スコアリングを基にしたリード通知では、見込み客のスコアが一定の閾値を超えた場合に、インサイドセールスや営業へ自動的にリード通知を送ります。これにより、担当者が新規リードを即座に知得でき、顧客への迅速なアプローチが可能になります。
ビジネスにおいてスピードは重要な要素であり、顧客の温度感が下がる前に即アクションを実行することで、案件化率や受注率の向上に繋がります。このように、自社のビジネスを成長させるためには、スコアリングを基にしたリード通知が重要な鍵を握っていると言えるでしょう。
関連記事：スコアリングロジックとは？具体的な組み立て方を 5 ステップで解説！
リード通知を設計する際に陥りがちな課題
次に、リード通知を設計する際に陥りがちな課題についてご紹介します。自社で実践する際に困ることがないよう、ぜひ参考までにご覧ください。
通知させることが目的化してしまう
通知させることが目的化してしまい、通知後の具体的なアクションが定まっていない場合、通知が軽視されるようになってしまいます。そのため、通知する目的を明確に定義してから、通知を開始するようにすると良いでしょう。また、通知を受け取ってもアクションされないという課題もあるため、通知されてからスムーズにアクションを実行するための仕組みを整備することが大切です。
あまり関係のない人にまで通知させてしまう
通知後のアクションにあまり関係がない人（または複数人）へ通知を送ることで、通知後のアクションにおける責任の所在が曖昧になる可能性があります。そのため、できる限り通知する人を限定し、必要最低限に絞ることをおすすめします。
通知方法が適切ではない
例えば、パソコンでメールを確認しない営業に対してメール通知を行った場合、通知の確認が遅れてしまい、アクションが遅延する可能性があります。そのため、通知を受け取る人に合わせて、適切な通知方法を選択することが大切です。上記の例で言えば、スマホで通知を確認できる Slack や SMS などを利用すべきだと言えるでしょう。
特定の営業担当（チーム）に通知が偏ってしまう
通知をリード属性に合わせて営業担当・チームに振り分けるロジックを設定している場合、特定の営業担当やチームに通知が偏ってしまうことがあります。この場合、営業担当やチームごとに通知件数の差が生じてしまい、通知が多く届いた担当者・チームが捌き切れなくなるリスクが発生します。そのため、通知の偏りがないかを定期的に確認し、状況に応じて調整を行うことが求められます。
担当者の処理能力を考慮せずに通知を均一に割り振ってしまう
営業担当者のスキル・経験によってスキルは異なるため、リード通知の件数が同じだとしても、 2 日間で対応できる人もいれば、 10 日間を要する人もいます。そのため、担当者の処理能力を考慮せずに通知を均一に割り振った場合、担当者によっては対応キャパを超えてしまうリスクがあります。このような事態を回避するためには、担当者ごとの通知件数や対応状況などをレポートで見える化し、状況に応じてリード通知の件数を調整することが大切です。
リード通知を設計する際の重要なポイント
ここまで、リード通知について詳しく解説してきましたが、具体的にどのような点を意識して設計すれば良いのでしょうか？本章では、リード通知を設計する際の重要なポイントをいくつかご紹介します。
アクションを前提とした通知のみを設定する
リード通知を設計する際の重要なポイントとして、アクションを前提とした通知のみを設定することが挙げられます。
スコアが閾値を超えたからといって、とりあえず通知を行うのではなく、通知する目的（通知後の具体的なアクション）を明確化することが大切です。そして、通知後のアクションを決めたら、通知が届いた後に必ずアクションを実施することを徹底してください。
通知の目的が定まっていない場合、リード通知の意味が薄れてしまい、通知がスルーされてしまうリスクがあるため、通知後のアクションを具体的に決めておくことが重要になります。なお、通知後のアクション例としては、営業担当者からのメール送信やコールなどが該当します。リード内容に応じて適切なアクションは変わるため、通知を確認した後に営業が即座にアクションできるようなリード内容が望ましいと言えるでしょう。
3W1H を意識したリード通知を設計する
3W1H とは、
- Who ：誰に
- What ：何を
- When ：いつ
- How ：どのように
という、 4 つの英単語の頭文字を取った言葉であり、リード通知を設計する際には、この 3W1H を意識することが重要なポイントになります。
以下、それぞれの要素について詳しく見ていきましょう。
Who ：誰に
リード通知の送付先としては、通知を受け取った後にアクションを実施する担当者へ通知するように設計してください。この時、アクションに関係しない人には通知を送らないことが大切です。なお、複数人で形成されているインサイドセールスチームなどに通知を行う場合でも、チーム全員に通知を行うのではなく、実際にアクションを行う担当者へ個別にリード通知を送りましょう。
What ：何を
リード通知を送る際には、通知を受け取った後のアクションに必要な情報を通知すべきだと言えます。例えば、通知後のアクションがコールの場合は電話番号を記載すべきですし、メール送付の場合は顧客のメールアドレスが必要になります。このように、リード通知を受けた人が具体的なアクションを即座に実行できるような通知内容を検討してください。
When ：いつ
ここで言う「 When ：いつ」とは、どのようなタイミングでリード通知を行うのかを意味しています。例えば、顧客行動に対してすぐにアクションが必要な場合は、即時通知に設定すべきだと言えますし、緊急性が低い場合には、あらかじめ時間を決めてリード通知を送ることもできます。このように、状況に合わせて最適なリード通知のタイミングを検討することが大切です。
How ：どのように
リード通知を送る際には、通知を受け取る側に合わせて最適な通知方法を設定する必要があります。具体的な通知方法としては、 Slack やアプリ内通知、メールなどが挙げられますが、既に Slack を導入している企業であれば、 Slack での通知がおすすめだと言えます。日々のコミュニケーション手段として Slack を利用している場合、メールに通知しても読まれない可能性が高いですし、 Slack はリードの通知先として専用チャンネルを指定することも可能なため、通知の確認漏れを防ぐための工夫を施すこともできます。
商談化しなかったリードへ別の方法でアプローチする
リード通知を運用している中で、スコアが閾値を超えてアクションを行ったものの、商談に至らなかったリードが一定数発生するでしょう。この場合、リードの検討状況とスコアがマッチしていない可能性が高いと考えられます。
スコアリングは属性と行動を基にして商談化の確度を判定するものですが、属性と行動だけでは適切な判断が難しいケースも存在するため、このような時はスコア以外の方法で判定を行う必要があります。
例えば、インサイドセールスが定期的に連絡して進捗を確認したり、当該コンタクトの社内関係者（上長や意思決定者が理想）のリードを獲得してスコアリングしたりするなど、様々な方法を用いてリードの判定を行なってください。
関連記事：商談リサイクルとは？陥りがちな課題や具体的な進め方を徹底解説！
HubSpot を活用したリード通知の設定方法
ここまで、リード通知について詳しく解説しましたが、 HubSpot 社が提供する IT ツール「 HubSpot 」を活用すれば、リード通知を効率的に設定することができます。
HubSpot とは、マーケティングを総合的に促進させる CRM プラットフォームであり、目的に応じて利用できる様々な機能が一気通貫で搭載されています。例えば、マーケティングや営業、コンテンツ管理、カスタマーサービスなど、 HubSpot がカバーしている領域は多岐にわたります。
関連記事：わかりやすい！HubSpotの料金体系をプランごとに徹底解説
最後に、 HubSpot を活用したリード通知の設定方法をご紹介します。
通知目的
HubSpot のワークフローでは、通知を受け取った担当者が行うべきアクションとそのゴールを定義できます。また、ワークフローの目標を設定することで、通知ワークフローの成果を測定でき、リード通知の状況を HubSpot 上で管理・見える化することが可能になります。
通知先
HubSpot では、リード通知の宛先を次の 3 つから選択できます。
- ユーザー
- チーム
- 既存の担当者（ HubSpot ユーザープロパティ）
このように、 HubSpot を活用すれば、リード通知の宛先をプルダウンから選択し、簡単に設定することが可能になります。
通知内容
HubSpot で送付できるリード通知は「件名」と「本文」の 2 つの要素で構成されています。そして、これらの情報を入力する際には、 HubSpot 内のプロバティを挿入できるため、顧客の氏名や電話番号などを効率的に入力することが可能になります。
通知方法
HubSpot のリード通知では、
- 内部メール
- 内部マーケティングメール
- アプリ内通知
- Slack通知
の 4 つから好きなものを選ぶことが可能です。このように、状況に合わせて任意の通知方法を選択できる点も、 HubSpot の大きな魅力であると言えるでしょう。
まとめ
本記事では、リード通知の重要性やメリット、課題などに加えて、リード通知を設計する際の重要なポイントを分かりやすく解説しました。
リード通知を適切に設計することで、インサイドセールスや営業担当に対してリード内容を即座に通知でき、顧客への迅速なアプローチが可能になります。この記事を読み返して、重要なポイントやリード通知の設定方法を理解しておきましょう。
そして、リード通知を設定するためには、適切なステップを順番に進めていく必要がありますが、 HubSpot 社が提供する IT ツール「 HubSpot 」を活用すれば、効率的なリード通知の設定が可能になります。
例えば、 HubSpot のワークフローで目標設定を行うことで、通知ワークフローの成果を測定でき、リード通知の状況を HubSpot 上で管理・見える化できます。また、通知方法も様々なパターンから選べるため、自社の状況に合わせて最適なものを選択することが可能です。
このように、 HubSpot を活用することで、リード通知の設定を円滑かつ迅速に実行できるようになり、自社の業務効率化に繋がります。リード通知を設定する際には、 HubSpot が有効なツールの一つになると言えるでしょう。
なお、今回ご紹介した施策は、弊社クリエイティブホープが実施・提案しているリードマネジメント施策の一つになります。この他にも、様々な施策を用意しており、複合的に各種施策を実施することで、リードの案件化数を効率的に増加させることも可能です。
リードマネジメントに関してお困りごとがあれば、こちらの問い合わせフォームより、ぜひお気軽にお問い合わせください。また、弊社クリエイティブホープは HubSpot のプラチナパートナーにも認定されているため、 HubSpot に関するご相談にも柔軟に対応できます。
関連記事：わかりやすい！Hubspot導入支援パートナーの役割と選び方を解説
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