健康関連商品や美容関連のサプリメントを取り扱うトータルヘルスケアメーカー。
提携クリニックやジムと連携したパーソナルヘルスケアにも注力し、予防医療の観点から人々の未来の健康づくりに貢献しています。
クリエイティブホープは、データマネジメントの観点からHubSpotの導入、運用定着まで一貫して支援。現場が迷わずスムーズに活用できる顧客管理基盤の構築に寄与しています。
課題
HubSpotのデータ構造にそぐわないデータマネジメントとワークフロー不備による業務トラブル
同社では、卸先顧客への販売促進管理や営業フォローによる売上拡大を目的にHubSpotを導入されていました。
しかし、多くのワークフロー（オートメーション設定）で、顧客データと企業データが適切に管理されていないことに起因したメールの誤送信トラブルが発生していました。
ワークフローのトリガーが正常に動作せず、営業フォローが遅れるケースも多発。導入・運用担当者の退職により、社内にHubSpot運用ノウハウが蓄積されていないことも課題でした。
CRMの活用は基本的な範囲にとどまり、顧客管理と営業プロセスの最適化が進まない状況について早急に改善する必要がありました。
解決策
課題を構造的に整理し機能する仕組みを再構築
クリエイティブホープは、同社の課題解決に向けて次の3つの支援を実施しました。
1. データ基盤の再設計
まずは業務プロセスにおいて管理すべきデータを洗い出し、HubSpotで管理しているデータを再整理しました。
会社・コンタクト（ユーザー）・取引（商談）それぞれのオブジェクト（データベース）で管理すべきデータとして分類し、さらにプロパティやパイプラインの再設計と設定代行も実施。また、定例ミーティングを通じてデータマネジメントの考え方をレクチャーし、混在していた情報を適切に区分しました。
2. ワークフローの再構築
誤作動を引き起こしていたワークフローを精査し、通知先やトリガー条件の不備を一つずつ設計・修正。
HubSpot上で再設定と動作テストを実施し、各ワークフローの目的と動作を明確にして不備を解消しました。
3. 運用の定着化支援
CRM・SFAを適切に利用できる環境を整えた後、現場が使用できるよう定着化支援を実施。
関係者向けに、HubSpotの活用方法や操作手順を説明する場を設けました。
また、活用が進む中で新たに出てくる課題にも対応し、アドバイザリーやモック設定、レポーティング代行などを実施しています。HubSpotを活用した業務が円滑に進むよう、包括的にサポートしました。
これらの一連のアプローチを両社のプロジェクトマネージャーによって綿密に進捗管理をすることで、スムーズな構築と定着を図りました。
結果
誤送信を解消し効率的な商談管理を実現
再設計したワークフローは正常に稼働し、通知ミスや誤送信による営業フォローの遅延が解消されました。
また、HubSpotへの入力フローの標準化により現場担当者が迷わず正しいオブジェクトにデータを登録できるようになり、マニュアルとチェックリストの整備も効果を発揮し、商談管理の透明性と精度が大幅に向上。
営業状況の可視化により、適切な判断と効率的なフォローが可能になりました。
その後のアドバイザリー支援を経て、現在は自社運用が可能な体制を実現しています。
クリーンなデータ基盤を土台に、ECシステム連携やダッシュボードによるKPI可視化、検討や商談を進めるためのマーケティング施策の推進など、次の施策にも着手できる状態になり、同社のWebサイトは確実に営業成果に寄与する資産へと進化を遂げることができました。
プロジェクト担当者の声
本プロジェクトの成功を支えたのは、両社のプロジェクトマネージャーが築いた緊密な連携体制です。
週次での定例ミーティングと綿密なすり合わせを通じて、課題を早期に洗い出して解消できたことが大きなポイントでした。
こういったプロジェクト体制があったからこそ、約2ヶ月という短期間での初期導入とクライアント側が自走運用できる体制を確立することができました。
