お客様の課題
起きていた事象
- 複数システム（Spiral、PowerCMS、Excel等）に会員データや業務データが分散・分断されており、顧客の全体像が把握できない状態だった。
- メール配信、郵送物管理、販売管理、アンケート調査など、8つの主要業務において手作業でのデータ突合や二重管理が常態化し、業務負荷が高まっていた。
- 既存のHubSpot環境において、システム制約を回避するための特殊なラベル運用や、外部連携（Zapier等）が複雑化・ブラックボックス化しており、動作が不安定になっていた。
解決策・ご支援したこと
伴走アプローチの軸：単なるシステムリプレイスの要件整理にとどまらず、複雑に絡み合った既存システムと業務フローの深部まで入り込んで解析し、全体最適を見据えたアーキテクチャ設計とプロジェクト推進を主導しました。
支援内容1：戦略立案・全体設計
8つの主要業務（メール配信、郵送物管理、販売・請求管理、セミナー運営、会員CRM、カスタマーサポート/FAQ、アンケート業務、Webコンテンツ管理）を俯瞰し、散在するデータをHubSpotに一元化するためのTO-BEモデルを策定しました。属人化し複雑になっていた既存システムの課題を徹底的に洗い出し、将来の事業変化やデータ分析に耐えうる、シンプルで拡張性の高いデータアーキテクチャへのリデザインを行っています。
支援内容2：具体施策の実行・運用
既存のHubSpot環境に設定された複雑なワークフローやラベルの運用実態を、実際の管理画面に入り込んで泥臭く解析・整理しました。その上で、会員・非会員の区分や権限に応じたスマートコンテンツの出し分け、システムエラー（403権限不足等）時の適切なUI/UX表示など、ユーザー体験と業務効率のバランスを考慮した詳細な仕様を策定。定例ミーティングでの丁寧なファシリテーションを通じてクライアントと認識をすり合わせ、全64ページに及ぶ精緻な要件定義書としてまとめ上げました。
支援内容3：基盤構築・データ分析
HubSpotの各機能（Sales Hub、Service Hub、Marketing Hub、CMS）を横断した連携ロジックを設計しました。過去のアンケート回答等の重要な統計データを保持しつつ、退会者のアクセスを遮断する「論理削除」の仕組みや、不安定だった外部連携を安定化させるためのデータモデル再構築など、セキュアで強固なデータ管理基盤に向けた仕組み化の要件を定義しています。
- 部門を横断した業務フローを統合し、単一のCRM基盤上で進捗管理やデータ抽出を完結させる運用を設計。
- 将来的なマーケティング施策を見据え、会員のアクティビティ（メール開封、購入、セミナー参加等）を可視化するデータ構造を策定。
- スムーズなプロジェクト進行のため、Backlog等の管理ツールを活用し、タスクと課題の可視化・共有を徹底。
使用ツールや他ツールとの連携
- HubSpot（Marketing Hub / Sales Hub / Service Hub / CMS Hub）
- Spiral（既存メール配信・DB）
- PowerCMS（既存Webサイト管理）
- Zapier / Excel
- Backlog（プロジェクト管理）
成果
成果のポイント
- 複雑な業務要件を紐解き、オンスケジュールで円滑な設計・構築フェーズへの移行を実現。
属人化しブラックボックス化していたシステム仕様と、8つにまたがる多岐にわたる業務プロセスを解きほぐし、データ一元管理に向けたロードマップを明確化しました。全体最適を見据えて要件が精緻に整理されたことで、手戻りを防ぎ、現在オンスケジュールで円滑に設計・構築作業が進捗しています。この要件定義フェーズにより、システム移行後の大幅な業務効率化と、将来的な社内定着に向けた強固なプロジェクトの土台が完成しました。
クリエイティブホープの支援のポイント
クリエイティブホープは、言われた通りの要件をまとめるだけの「外注先」ではありません。クライアントチームの一員（PMO）として、既存システムの奥深くまで潜り込んで実態を解析し、泥臭く現状の課題を整理し尽くしました。時には部門間のハブとなり、複雑な業務フローを紐解きながら戦略的価値のある基盤設計にコミットすることで、単なるシステム導入を超えた事業成長に直結するDX推進を強力に伴走支援しています。
よくあるご質問
Q. 既存システムが複雑で、仕様がブラックボックス化していても支援可能ですか？
A. はい、可能です。クリエイティブホープでは、ドキュメントが残っていない複雑な既存システムであっても、実際の環境に入り込んで設定やワークフローを泥臭く紐解き、現状の仕様を正確に把握・整理するところから伴走いたします。
Q. 複数部門にまたがる業務のシステム統合はどのように進めますか？
A. プロジェクト推進リーダーとして各部門への丁寧なヒアリングとファシリテーションを行い、個別最適に陥らないよう業務フロー全体を俯瞰したアーキテクチャ設計を行います。全体最適を見据えた上で、具体的な要件定義書としてまとめ上げます。
Q. 要件定義後の構築や、社内への運用定着もサポートしてもらえますか？
A. はい。本事例のお客様のように、要件定義から設計・構築・HubSpotの設定作業はもちろん、システム稼働後の社内定着に向けた運用支援、現場へのトレーニングまで一気通貫でご支援することが可能です。
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