お客様の課題
起きていた事象
- 投資家、紹介者、ファンド（商品）など、複雑に絡み合う情報がExcel等で属人的に管理されており、営業活動の全体像や顧客関係性の把握が困難になっていた。
- 金融商品特有の複雑なステークホルダー管理が必要であり、新規でシステムを導入するにあたって自社のビジネスモデルに適合するデータアーキテクチャ設計が求められていた。
- システムを導入しても現場で入力されず形骸化してしまうリスクがあり、導入後の確実な定着化と運用推進のロードマップが不在だった。
解決策・ご支援したこと
伴走アプローチの軸： 単なるシステムの初期構築を請け負うベンダーではなく、PMOとして複雑な金融ビジネスの現状業務へ泥臭く入り込み、HubSpotの新規導入から「使われるシステム」にするための現場定着まで一気通貫で伴走しました。
データ統合に向けた戦略立案・全体設計
Excelで属人的に管理されていた「投資家」「紹介者」「ファンド（商品）」という多層的なリレーションを紐解き、自社の独自業務プロセスに合わせたToBeモデル（あるべき姿）を策定しました。HubSpotを新規導入するにあたり、標準オブジェクト（コンタクト・会社・取引）をどう活用し、関連付けるかを精緻に定義。単なるツールのハコ作りではなく、将来的な事業拡張やデータ分析を見据え、ビジネスの実態に即したスケーラブルなデータアーキテクチャの全体像を設計しました。
業務プロセス設計と具体施策の実行・運用
要件定義に基づき、HubSpot環境をゼロから構築しました。直感的に案件進捗を把握できるボードビューを用いたパイプライン管理や、入力負荷を軽減するフォーム機能などを実装。また、システムを構築して終わりではなく、現場担当者向けにカスタマイズされた詳細な操作マニュアル（二段階認証の初期設定から日々の入力手順まで）を作成し、キックオフレクチャー（説明会）を実施。現場が迷わず実務へ移行できるよう、ユーザー視点での丁寧なフォローを行いました。
活用推進のための基盤構築・データ分析
新規導入したシステムが「入力されない・使われない」ゴーストタウン化することを防ぐため、ユーザーごとのログイン状況やアクティビティ、機能の利用スコアを可視化する「利用状況モニタリングレポート」を構築しました。このデータを定点観測することで、活用が滞っている機能やユーザーを早期に特定。事実データに基づき、次のアクション（未活用機能の提案や運用ルールの見直し）をクライアントへ定期的に提示する仕組みを整備しました。
- 投資家と紹介者、ファンド実績を紐づけ、リアルタイムで案件進捗を管理するパイプライン設計
- 金融商品特有の項目（損金率、元本償還スケジュール等）を一元管理するカスタムプロパティの実装
- システムの形骸化を防ぎ、定着化を推進するための「利用状況モニタリングレポート」の構築
使用ツールや他ツールとの連携
- HubSpot（CRM / SFA / Marketing Hubの新規契約・導入）
- 各種Excelベースの管理表（移行元データおよびAsIs業務フローの把握）
成果
成果のポイント
- 複雑な金融業務のデータ基盤が完成。本格活用と飛躍的な効率化に向けた土台を構築
Excelで行われていた属人的なデータ管理から脱却し、HubSpotによる一元管理基盤（ゼロからの新規構築）が予定通りに完了しました。現在はデータ入力や業務移行を進めるフェーズにあり、直近の数値成果はこれからとなりますが、構築した「利用状況モニタリングレポート」を用いて現場の活用推進を計画・実行中です。データの二重入力排除や営業活動の可視化がもたらすビジネスインパクトに向けて、確固たる「データ駆動型営業の土台」が整っています。
クリエイティブホープの支援のポイント
クリエイティブホープは、言われた通りの要件をシステムに反映して納品するだけの「外注先」ではありません。クライアントチームの一員（PMO）として、複雑な金融ビジネスの実態に泥臭く入り込みました。特筆すべきは「システムは使われなければ意味がない」というスタンスのもと、能動的に利用状況レポートを用いたモニタリングを実施している点です。導入後のログイン履歴や活用スコアを分析し、先回りして利用促進のアプローチを行うなど、事業成長に直結するDX推進を「定着」まで強力に伴走支援しています。
よくあるご質問
Q. 新規システム導入にあたり、自社の特殊な業務要件（複雑な商材や代理店構造）に合わせられますか？
A. はい、可能です。クリエイティブホープでは、いきなりシステムを構築するのではなく、現状（AsIs）の業務フローを泥臭くヒアリングして可視化するところからスタートします。HubSpotの標準機能とカスタムプロパティを柔軟に設計することで、多層的なステークホルダーや特殊な商材情報も紐づけて一元管理するアーキテクチャを構築します。
Q. システム導入後、社内で使われなくなる（形骸化する）のが不安です。
A. 私たちは「導入して終わり」にはしません。ユーザー向けのマニュアル作成やレクチャーの実施はもちろん、稼働後は利用状況スコアやアクティビティをダッシュボードでモニタリングします。活用が滞っている場合は、定期レポートを通じてデータに基づく利用促進のアプローチを行うなど、定着化まで強力に伴走いたします。
Q. 社員のITリテラシーがあまり高くなくても移行できますか？
A. ご安心ください。本事例のように、初期設定（パスワード設定や二段階認証）から日々の入力手順までを図解した専用の操作マニュアルを作成し、レクチャー会を実施するなど、現場の目線に立った丁寧なオンボーディング支援を行っております。
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