脱Excelで商談管理を可視化、HubSpotによるCRM・メールマーケティング基盤の確立

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お客様の課題

起きていた事象

顧客情報や商談進捗が各営業担当のExcelに分散・属人化しており、組織全体でのタイムリーな状況把握や引き継ぎが困難だった。
既存の顧客データが整理されておらず、保有リストを活用したメールマーケティングなどの能動的な施策が実行できていなかった。
Marketing Hubの標準機能内で、複雑な商談プロセス（パイプライン）を効率的に管理する仕組みが整っていなかった。

解決策・ご支援したこと

伴走アプローチの軸：単なるシステムの設定代行ではなく、PMOとして既存のExcel中心の業務フローを詳細に棚卸しし、現場の運用負荷を抑えつつ経営陣が求める可視化を実現する「脱Excel」と業務プロセスの再構築をワンチームで推進しました。

戦略立案・全体設計

Excelで管理されていた顧客・企業・商談に関する複雑な情報を、HubSpotのデータベース構造（コンタクト・会社・取引）へ最適にマッピングし直すデータ全体設計を行いました。「誰が、どのフェーズにいるのか」を明確化するため、クライアントのビジネスプロセスに沿ったパイプラインを定義し、将来的なマーケティング施策の拡張性を見据えたCRM基盤の戦略を立案しました。

具体施策の実行・運用

整理されたCRMデータを最大限に活用し、これまで手付かずだったメールマーケティングの運用開始を支援しました。顧客の属性や商談ステータスに基づいたリスト（セグメント）作成の仕組みを構築し、単なる一斉配信から脱却。休眠顧客の掘り起こしや、リードの検討度合いに応じた適切なタイミングでのメールアプローチなど、マーケティング施策の実行環境を整えました。

現場定着に向けたAIプロンプトと品質向上の仕組み化

Marketing Hubで実施可能な範囲内で、商談（取引）の進捗状況をダッシュボード化し、経営層やマネージャーがリアルタイムでヨミ管理・売上予測を行える環境を構築しました。また、現場が迷わずExcel運用から移行できるよう、具体的な操作手順や「活動ログの残し方」をまとめた専用マニュアルを作成し、定着化に向けた実務トレーニングを伴走支援しました。

想定される活用シーンや施策のポイント
- ExcelからHubSpotへのデータ移行と、最適なオブジェクト（コンタクト/会社/取引）への紐づけ整理
- 顧客の属性や行動履歴に基づく、精度の高いセグメントメール配信の実行
- 商談フェーズの可視化とリアルタイムな売上予測ダッシュボードの構築

使用ツールや他ツールとの連携

HubSpot（Marketing Hub）
Microsoft Excel（移行元データソース）
Google Workspace（プロジェクト管理・ドキュメント共有）

成果

成果のポイント

脱Excelによる商談可視化100%と、メール経由の商談創出を実現

属人的だったExcel管理からHubSpotへの完全移行により、商談進捗と顧客の活動履歴の可視化率100%を達成しました。引き継ぎや活動報告にかかる業務工数を約50%削減したほか、正しく整備されたCRM基盤を活用したメールマーケティングを開始したことで、保有リストからの能動的なアプローチが可能となり、新たな商談機会を継続的に創出するサイクルの構築に成功しました。

クリエイティブホープの支援のポイント

クリエイティブホープは、システムの設定だけを行う「作業者」ではなく、クライアントのビジネス成果にコミットする「ワンチーム」のパートナーとして伴走しました。現場が長年使い慣れたExcelからシステムへ移行する際の心理的ハードルを下げるため、きめ細やかなマニュアル作成や定着支援といった泥臭い業務にも徹底的に介入。現場の入力負荷軽減と、経営層のデータ可視化ニーズのバランスを取りながら、実務に深く根付くCRM構築を実現しました。