メンバーの稼働率とアサインをデータで判断する方法
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「この案件、誰に任せられるか」——アサインの相談が、いつも同じメンバーの名前で終わっていないでしょうか。
できる人に仕事が集まるのは自然なことですが、その結果として特定のメンバーだけが常に逼迫し、他のメンバーに余力があることに誰も気づいていない、という状態はよく起きます。感覚で判断している限り、この偏りは見えません。
この記事では、稼働率をどう計算し、どう見れば、アサインの判断材料として使えるのかを整理します。
HubSpotで経営数字を扱う話の全体像はHubSpotで事業管理・管理会計を実現する方法【完全ガイド】にまとめています。
1. 稼働率の定義と計算の落とし穴
1-1. 分母を何にするか
稼働率は「案件に費やした時間 ÷ 分母」で計算しますが、この分母の置き方で数字の意味がまったく変わります。
| 分母 | 意味するもの | 使いどころ |
|---|---|---|
| 標準労働時間 | 月160時間などの固定値に対する割合 | キャパシティに対する逼迫度を見る |
| 実労働時間 | 残業を含む実際の勤務時間に対する割合 | 間接業務がどれだけ占めているかを見る |
| 請求可能時間 | 顧客に請求できる時間の割合 | 収益性を見る |
アサイン判断に使うなら、1つ目の標準労働時間を分母に置くのが分かりやすい形です。「あと何時間受けられるか」が直感的に読み取れます。
1-2. よくある落とし穴
分母が人によって違う。 時短勤務のメンバーの分母を160時間のままにすると、稼働率が実態より低く出ます。個人ごとの標準時間を設定できる形にしてください。
休暇が考慮されていない。 長期休暇を取った月は、当然ながら稼働時間が減ります。分母から休暇分を差し引かないと、その人が余力を持っているように見えます。
残業が見えなくなる。 標準160時間に対して200時間働いていれば稼働率は125%です。これを100%で頭打ちにする計算にすると、逼迫が見えなくなります。100%を超える表示を許容してください。
間接業務が計上されていない。 採用面接、社内会議、新人の指導といった時間は案件に紐づきませんが、確実にキャパシティを消費します。これを無視すると「余力あり」と誤判定します。
2. 色分けで一目で分かる状態にする
数字を並べただけの表からは、状況を読み取るのに時間がかかります。メンバー×月のマス目を稼働率で色分けすると、状態が一目で把握できます。
| 稼働率 | 状態 | 判断 |
|---|---|---|
| 70%未満 | 余力がある | 新規案件のアサイン候補。継続する場合は要因を確認 |
| 70〜95% | 適正 | 維持。小規模な追加なら可能 |
| 95〜110% | 余裕がない | 追加のアサインは避ける |
| 110%超 | 逼迫 | 案件の再配分を検討。品質・納期・離職のリスク |
基準値は組織によって調整してください。重要なのは、全員が同じ基準で色を見ていることです。
2-1. 先々の月も並べる
今月の状況だけを見ても、アサインの判断はできません。3〜6ヶ月先まで並べて、これから逼迫しそうな月が見えている状態が理想です。
先々の月については、確定した案件の予定工数に加えて、受注確度の高い案件の見込工数も含めると精度が上がります。
3. 稼働率100%が最適とは限らない
3-1. 常に100%は健全ではない
稼働率が高いほど良い、という考え方は危険です。全員が常時100%の状態では、次のことが起きます。
- 急な案件が入ったときに受けられない
- トラブル対応の余地がない
- 提案・改善・学習の時間が取れない
- 誰かが休むと計画が崩れる
受託ビジネスでは、新規の引き合いは予測どおりには来ません。ある程度の余力を持っていることが、機会損失を防ぐことにつながります。
3-2. 低すぎる場合も要因を確認する
逆に稼働率が低いまま続いているメンバーがいる場合、原因はいくつか考えられます。案件が割り当てられていない、スキルと案件の要求が合っていない、あるいは単に工数を入力していない——最後のケースは意外と多いので、まずデータの入力状況を確認してください。
4. 稼働率と粗利の関係
4-1. 稼働率が高くても利益が出ないことがある
稼働率は「時間が埋まっているか」を示す指標であって、「利益が出ているか」は示しません。
単価の低い案件で時間が埋まっていれば、稼働率は高くても粗利は薄いままです。むしろ、低採算の案件でメンバーが埋まっている状態は、高採算の案件を受けられないという意味で機会損失になります。
4-2. 2軸で見る
稼働率と、そのメンバーが関わっている案件の粗利率を並べて見てください。次の4通りに分かれます。
| 状態 | 読み取れること | 対応 |
|---|---|---|
| 高稼働・高粗利 | 理想的だが、逼迫のリスクはある | 負荷の分散を検討 |
| 高稼働・低粗利 | 低採算案件で埋まっている | 案件の入れ替え、価格の見直し |
| 低稼働・高粗利 | 余力がある。伸ばせる | 優先的にアサイン |
| 低稼働・低粗利 | 構造的な問題の可能性 | 案件配分とスキルの整合を確認 |
特に「高稼働・低粗利」は見落とされがちです。忙しそうに見えるため問題視されにくいのですが、組織全体の利益率を押し下げている状態です。
メンバー×月のキャパシティを、稼働率で色分け表示
HS viewのメンバー稼働画面では、月間の標準稼働時間を基準に、メンバーごとの稼働率を色分けして表示します。アサインの判断が感覚から数字に変わります。
5. アサイン判断に必要なデータ
稼働率だけでは、実際の配置は決められません。次の3つを揃えると判断ができるようになります。
5-1. 先々の予定工数
すでに確定している案件について、今後どの月にどれだけの工数が必要かを持っておきます。案件の期間と総工数が分かれば、月ごとの配分は概算で構いません。
5-2. 受注確度と見込工数
提案中の案件についても、受注した場合に必要な工数を見込んでおきます。確度の高い案件を無視して満杯までアサインすると、受注した瞬間に破綻します。
CRMに受注確度のデータがあるなら、それを掛け合わせた期待値ベースの見込工数を出すこともできます。
5-3. スキルと経験
稼働率に余裕があっても、その案件を担当できるとは限りません。スキルセットや過去の担当実績を併せて確認する必要があります。
この情報を精緻に管理しようとすると運用が重くなるため、まずは「この領域を担当できるか」程度の粗い分類から始めるのが現実的です。
5-4. 判断の場を決める
データが揃っても、見る場がなければ活用されません。月次または隔週で、アサインを確認する会議体に組み込んでください。
その場で見るのは3点で十分です。今後3ヶ月で逼迫するメンバーはいるか、余力があるメンバーはいるか、確度の高い案件を受けられる体制はあるか。
6. 工数入力を定着させる
ここまでの内容はすべて、工数が記録されていることが前提です。そして多くの組織で、ここが最大の障壁になります。
6-1. 入力の負担を最小にする
担当案件が選択肢として出てくる、まとめて入力できる、前回の内容を再利用できる——この3つが揃っていれば、週次の入力は数分で終わります。逆に、案件名を毎回手入力させる形式では続きません。具体的な設計はHubSpotで工数を管理する方法｜CRMの中で入力・集計を完結させる設計で扱っています。
6-2. 監視のための道具にしない
稼働率を個人の評価に直結させると、入力の数字が歪みます。稼働率を上げるために工数を多めに申告する、あるいは残業を隠すために少なく申告する——どちらも起こり得ます。
稼働率は案件配分を適正化するための道具であって、個人を評価するための指標ではない。この位置づけを明確に伝えてください。ここが曖昧なままだと、データの信頼性が失われます。
6-3. 結果を本人に返す
自分の稼働状況が見える、担当案件の状況が分かる、といった形で結果が返ってくると、入力の意味が変わります。「管理されるための作業」から「自分の状況を把握するための記録」になれば、定着率は上がります。
まとめ
- 稼働率は分母の置き方で意味が変わる。アサイン判断なら標準労働時間が分かりやすい
- 時短勤務・休暇・間接業務を考慮しないと、余力の判定を誤る
- 100%で頭打ちにせず、超過を表示できるようにする
- メンバー×月で色分けし、3〜6ヶ月先まで並べる
- 稼働率が高くても利益は出ない。粗利率と2軸で見る
- 「高稼働・低粗利」は忙しそうに見えるため見落とされやすい
- 稼働率は案件配分のための道具。個人評価に直結させると数字が歪む
よくあるご質問
Q. 標準の稼働時間は何時間で設定すべきですか？
月160時間を基準とする組織が多いですが、営業日数によって月ごとに変動します。より正確に見たい場合は、その月の営業日数×1日の所定労働時間で算出してください。時短勤務のメンバーは個別に設定します。
Q. 管理職やバックオフィスのメンバーも同じ指標で見るべきですか？
案件に紐づく稼働が少ない職種を同じ基準で見ると、常に低稼働と判定されます。職種ごとに目標とする稼働率の水準を分けるか、そもそも対象から外すかを決めてください。
Q. 稼働率が高いメンバーの案件を減らそうとすると、本人が嫌がります。
担当している案件への責任感からくることが多いため、数字を示したうえで、品質と納期のリスクとして議論するのが有効です。あわせて、引き継ぎ先のメンバーを具体的に示すと受け入れられやすくなります。
Q. 見込の案件をどこまで工数に織り込むべきですか？
確度の高い案件（最終提案済み、内示ありなど）は織り込むことをおすすめします。初期段階の案件まで含めると、余力がないという判定ばかりになり、判断に使えなくなります。
月次の事業管理をHubSpotで完結させる：HS view
工数の入力から案件別の原価、メンバーの稼働までを1つの画面群で。現場が入力した工数はHubSpotにも反映されるため、工数管理用のExcelは不要になります。
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